Projektų valdymas turi labai aiškią pradžią ir pabaigą. Projekto pabaigoje turi būti pasiektas unikalus rezultatas, sukurtas unikalus produktas ar paslauga. Nepriklausomai nuo to, kokio rezultato įgyvendinant projektą siekiama, visiems dažniausiai taikomi tie patys inicijavimo žingsniai.
Ką dar verta žinoti apie projektus?
Neretai projektų tikslas – atlikti produktų pakeitimus ar įgyvendinti tam tikrus papildomus reikalavimus, kurie nepakeičia produkto ar paslaugos esmės, tačiau konfigūruoja ar prideda papildomų funkcijų. Šiuo atveju taip yra pasiekiamas unikalus rezultatas. Dėl šios priežasties ši veikla gali būti klasifikuojama kaip projektas. Tačiau ne visos organizacijos turės tik pradžios ir pabaigos bei unikalumo kriterijų, dažnos organizacijos turi papildomus kriterijus, pagal kuriuos nustatoma, ar planuojamas pokytis yra projektas, programa, o gal tiesiog mažas pokytis. Tie kriterijai gali būti:
-
Įtaka organizacijai, tai yra ar susiję su svarbiausiais organizacijos procesais ar paslaugomis.
-
Reikalingos investicijos dydis.
-
Veikiamų sričių, procesų, produktų, informacinių technologijų sistemų skaičius.
-
Komandos, reikalingos pokyčiui įgyvendinti, dydis.
-
Suinteresuotųjų šalių skaičius.
-
Išorinių rangovų skaičius, jei jų yra, ir t. t.
Kokie pagrindiniai projekto inicijavimo žingsniai?
Projekto valdymas pagal PMBOK labai plačiai yra aprašomas visų projekto valdymo ciklų atžvilgiais. Didžioji dalis žingsnių, priklausomai nuo organizacijos brandos, yra taikoma ir praktikoje. Vieni pagrindinių projektų inicijavimo žingsnių yra:
-
Visų pirma daugelyje organizacijų apie naujus projektus prašoma pagalvoti jau metus į priekį, kai organizacija planuoja savo metinį biudžetą, tikslus, pajamų augimą, papildomus vyriausybės reikalavimus veiklai vykdyti ir t. t.
-
Neretai, jei projektas nebuvo įtrauktas į metinį organizacijos planą, sunkiai gali būti inicijuojamas dėl įvairiausių resursų stokos, pvz., žmonių, pinigų ir t. t.
-
Tačiau jei projektas yra suplanuotas metiniame organizacijos plane, tokiu atveju visi projektai jų inicijavimo metu turi turėti artefaktus:
-
projekto verslo planą, t. y. kokią naudą planuojama gauti įgyvendinant projektą;
-
projekto apimtį: kokie pakeitimai įtraukti ir kas nesikeis;
-
verslo reikalavimai: kaip turi atrodyti procesas, paslaugos ar produktas įgyvendinus projektą;
-
suinteresuotųjų šalių sąrašas;
-
sprendimo priėmėjų sąrašas;
-
galiausiai projekto inicijavimo metu reikalingas susitikimas, kuriame visos suinteresuotosios šalys kartu su projekto komanda yra supažindinamos su „žaidimo taisyklėmis“, t. y. kaip, kada ir kam projekto progresas bus pristatomas, kokia yra projekto komanda, kokie yra pirminiai žingsniai. Žinoma, reikia nepamiršti, kad susitikimo metu privaloma pristatyti, su kuo inicijuojamas projektas susijęs ir ką juo norima pasiekti.
-
Partnerio turinys